Имейлът е най-добрият начин да се свържете с потенциални или настоящи клиенти и партньори. Можете да изпращате бюлетини, промоционални оферти, новини, доклади относно евентуални проблеми, лични имейли и т.н. Понякога обаче имейлите се озовават в спам папката на получателите. Това може да е нормално за съобщения, които очевидно са спам, но е доста изненадващо за хора, които не са имали намерение да изпращат непоискани съобщения. Ако имейлите, които изпращате, се маркират като спам, може да има някакъв проблем, който трябва да откриете и разрешите. Ако игнорирате проблема, той може да навреди на продажбите Ви, или да накара хората да си помислят, че не отговаряте на съобщенията им.

Приготвили сме списък с полезни съвети, които можете да следвате, за да сте сигурни, че съобщенията Ви няма да активират някой автоматичен спам филтър и ще достигнат до пощенската кутия на получателите си.

Изпращайте съобщения само на абонати

Това е най-важното правило, което трябва да следвате. Ако хората са се съгласили да получават имейли, те няма да се изненадат, когато им пратите бюлетин, промоционален код или персонализирано съобщение. Ако изпращате имейли на хора, които не са се абонирали за това, ще достигнете до повече хора и вероятно дори ще увеличите продажбите си в краткосрочен план. Рано или късно обаче, хората ще започнат да маркират съобщенията Ви като спам, а това може да има пагубен ефект върху бизнеса Ви. Колкото повече хора докладват съобщенията Ви като спам, толкова по-вероятно е и бъдещите Ви съобщения да се третират директно като спам от основните доставчици на имейл услуги.

Ще намерите няколко съвета как да увеличите списъка си с абонати в статията ни:

Не използвайте думи, типични за спам имейли

Забележете как спамерите подменят някои букви, за да избегнат спам филтрите, които засичат ключови думи.

Повечето антиспам платформи анализират съдържанието на съобщенията. При наличието на определени думи те увеличават т.нар. спам оценка на съобщението. Когато дадена стойност бъде достигната, съобщението се филтрира като спам и няма да достигне до пощенската кутия на получателя. Можете да намерите списъци с подобни думи онлайн. Макар че тези списъци не претендират за пълнота и не се поддържат от организациите, наблюдаващи спама в мрежата, или от доставчиците на имейл услуги, те могат да Ви дадат идея за типа думи, които трябва да избягвате. Можете също да разгледате съобщенията, които се намират във Вашата спам папка, или тези, които Вие самите смятате за спам и да видите какви думи съдържат те.

Не използвайте само картинки

Ако се притеснявате да не използвате грешните думи, да използвате картинка на текста също не е решение. Голяма част от непоисканите съобщения съдържат само картинки или не повече от няколко думи, така че антиспам платформите и филтрите разпознават и спират подобни съобщения. Няма причина съобщение да съдържа картинки без текст, освен да бъде заблуден получателя. Освен това много хора са настроили имейл програмите си да не зареждат картинки по подразбиране, така че ако изпратите само картинка, те няма да видят нищо.

Така изглежда имейл, ако всички изображения са блокирани. Ако той съдържаше само едно изображение, нямаше да се зарежда нищо.

Не изпращайте имейли на много хора едновременно

Организациите, наблюдаващи спама в мрежата, обикновено наблюдават имейл трафика на глобално ниво. Ето защо броят имейли, които изпращате, е фактор, който може да допринесе към спам оценката на съобщенията. Ако имате голям списък с абонати и изпратите имейл на всички тях наведнъж, е много вероятно IP адресът на имейл сървъра Ви да бъде отбелязан като такъв, изпращащ спам, единствено поради големия брой имейли. Вместо това трябва да изпращате имейлите на части. Можете да ги разделите по часови зони или по интереси например. Това ще Ви помогне да предпазите имейл сървъра си, а в същото време може и да повиши продажбите Ви, тъй като ще изпращате подходящата информация на подходящите хора в подходящото време.

Помолете клиентите/партньорите си да разрешат имейл адреса Ви

Това е един от най-сигурните начини писмата Ви да се доставят в пощенската кутия на получателите. Дори всичко останало да е наред, понякога IP адресът на нов имейл сървър е с т.нар. сива репутация – съобщения от него не са забранени, но не са и разрешени по подразбиране. В зависимост от сървъра, получаващ дадено съобщение, писма, изпратени от сървър със сива репутация, може да се маркират като (потенциален) спам като предпазна мярка.

Има различни варианти кога и по какъв начин да помолите клиентите си да разрешат имейл адреса Ви. Например можете да направите това на страницата за потвърждение на регистрацията на сайта Ви или да добавите кратко съобщение в имейла с данните за акаунта. Тъй като клиентите Ви ще очакват подобен имейл, те ще го потърсят дори в спам папката си.

Два примера как може да помолите хората да разрешат да получават имейл съобщения от Вас.

Проверете дали IP адресът Ви е забранен

Ако прекалено много съобщения бъдат изпратени от един IP адрес или голям брой съобщения, които са изпратени от този IP адрес, бъдат маркирани като спам, най-вероятно организациите, наблюдаващи спама в мрежата, ще добавят този IP адрес в списъка си. Повечето доставчици на имейл услуги използват списъците на тези организации в платформите си, така че дори да не сте изпращали съобщение към даден доставчик в миналото, той може да филтрира съобщенията Ви като спам от самото начало.

За да премахнете IP адрес от подобен списък, трябва да се свържете с организацията, която го е добавила. Може да се наложи да се свържете и с доставчика си на хостинг услуги и да разчитате на тях IP адресът да бъде премахнат.

Можете да използвате различни инструменти, за да проверите IP адреса си, като например https://mxtoolbox.com/blacklists.aspx.

Добавете PTR запис

PTR записът, наричан още обратен DNS запис (reverse DNS lookup), връща като отговор домейн име, когато бъде проверен даден IP адрес. Имейл адресът в дадено съобщение може да бъде подменен, но не е възможно да се подмени IP адресът, от който идва съобщението. Ето защо много доставчици на имейл услуги проверяват за подобни записи и ако IP адресът не отговаря на домейна, те маркират съобщението като спам или увеличават спам оценката му.

Примерен резултат от проверка на PTR записи.

В много държави съществуват разпоредби относно масовите имейл кампании и непоисканите съобщения, като най-известната е американският закон US CAN-SPAM Act. Обикновено според местното законодателство всички съобщения трябва да включват линк или бутон, чрез който хората да могат да се отпишат от даден пощенски списък. Ако Вашите съобщения нямат подобен линк, може да бъдат маркирани като спам от много антиспам платформи.

Имайте предвид, че ако някой иска да спре да получава имейли, но не вижда как да направи това, най-вероятно ще блокира подателя т.е. Вас, за да спре да получава съобщения в бъдеще. Ако това се случи няколко пъти, доставчикът на имейл услуги на получателя може да започне да третира всички Ваши бъдещи съобщения като спам.

Няколко различни начина, по които компаниите дават възможност на абонатите си да се отпишат.

Не използвайте подвеждащо заглавие

Ако изпратите съобщение на една тема, но заглавието предполага друга тема, получателят може да маркира съобщението като спам. Да подвеждате хората по подобен начин е нещо, което трябва да избягвате на всяка цена.

Почиствайте периодично списъка си с абонати

Ако забележите, че съобщения към някои имейл адреси не се доставят повече от веднъж, премахнете тези имейл адреси от пощенския списък. Ако постоянно изпращате съобщения към несъществуващи или пълни пощенски кутии, рискувате имейл кампанията Ви да заприлича на автоматична спам атака, която не взима предвид дали съобщенията изобщо се доставят. Голям брой недоставени съобщения може да доведе до попадането на даден IP адрес или домейн име в черния списък на организация, наблюдаваща спама.

Имейл програмата Ви може да Ви позволи да проследите дали съобщенията Ви се доставят.

Ако имате съмнения дали дадена пощенска кутия е активна, можете да се възползвате от опцията за добавяне на проверка дали съобщението е доставено, която е част от повечето имейл програми в наши дни. Разбира се, дали ще получите нужната Ви информация дали съобщението е доставено, зависи и от настройките на имейл програмата на получателя, но въпреки това в общия случай подобна опция може да Ви е много полезна.

Добавете SPF, DKIM и DMARC записи

Споменаваме тези записи на последно място, но те са много важни. Те удостоверяват, че дадено съобщение е истинско, или че даден имейл сървър е упълномощен да го изпрати. Наличието (или липсата) на един или повече от тези записи може да повлияе на това дали съобщението ще бъде доставено в пощенската кутия, или ще бъде филтрирано като спам. Тези записи обикновено се използват за предотвратяване на т.нар. spoofing – маскирането на дадено съобщение да изглежда като изпратено от един имейл адрес, когато реално се изпраща от друг имейл адрес. Ето повече информация за всеки от тези записи:

  • SPF. Sender Policy Framework е текстов запис, който показва кои имейл сървъри са упълномощени да изпращат съобщения от името на даден домейн. При получаването на съобщение, получаващият сървър проверява публичните DNS записи на домейн името. Ако съобщението идва от сървър, който не присъства в записа, то ще бъде маркирано като спам.
  • DKIM. Domain Keys Identified Mail е метод за удостоверяване, който се използва за проверка дали дадено съобщение е истинско, или не. Когато съобщението се изпраща, то се подписва от изпращащия сървър с частен ключ. Когато бъде получено, получаващият сървър го проверява с помощта на публичен ключ, който е част от публичните DNS записи на домейна, за да се удостовери истинността му. Въпреки че DKIM не е универсално приет стандарт, той помага за повишаването на имейл репутацията на домейн имената.
  • DMARC. Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance е технически стандарт, който се използва, за да се установи дали дадено съобщение е истинско. За да работи DMARC, домейн името трябва да има SPF и DKIM записи. Когато бъде създаден DMARC запис, собственикът на домейна може да зададе инструкции как имейл сървърите трябва да третират съобщение, което не премине успешно проверка. Това може да предотврати прикриването на истинския имейл, от който се изпраща дадено съобщение, затова наличието на DMARC запис може да намали шанса имейлите, които изпращате, да бъдат блокирани като спам.

Как да добавите SPF и DKIM записи

Ако някой от гореспоменатите записи липсва, трябва да го добавите. Всички те са TXT (текстови) записи, които трябва да се добавят в DNS зоната на домейна Ви. По-просто казано, трябва да добавите записите там, накъдето сочат т.нар. неймсървъри на домейна. Ако не сте сигурни какви записи да добавите, можете да се свържете с доставчика си на хостинг услуги или да използвате генератор на записи като Spfrecord.io.

ICDSoft. Ако имате хостинг акаунт с ICDSoft, SPF и DKIM записите са пуснати по подразбиране. Ако трябва да добавите допълнителни записи, можете да направите това от хостинг контролния панел -> DNS записи. В тази секция изберете TXT за тип и добавете записа в текстовото поле. Ето и пример:

Ако домейнът използва неймсървърите на друг доставчик, но искате имейлите Ви да се управляват от нашите сървъри, трябва да създадете нашите записи в акаунта си с другия доставчик.

Нашият контролен панел Ви позволява лесно да добавите SPF и DKIM записи – както записи по подразбиране, така и Ваши такива.

Mailchimp. Ако използвате популярната имейл платформа, трябва да създадете следните TXT записи при доставчика, управляващ DNS записите на домейна Ви:

SPF: v=spf1 include:spf.mandrillapp.com ?all

DKIM: Hostname mandrill._domainkey.example.com , Value v=DKIM1; k=rsa; p=MIGfMA0GCSqGSIb3DQEBAQUAA4GNADCBiQKBgQCrLHiExVd55zd/IQ/J/mRwSRMAocV/hMB3jXwaHH36d9NaVynQFYV8NaWi69c1veUtRzGt7yAioXqLj7Z4TeEUoOLgrKsn8YnckGs9i3B3tVFB+Ch/4mPhXWiNfNdynHWBcPcbJ8kjEQ2U8y78dHZj1YeRXXVvWob2OaKynO8/lQIDAQAB;

Когато сте готови, можете да потвърдите записите в секция Sending Domains на Вашия Mailchimp акаунт.

Amazon SES. Ако използвате Simple Email Service на Amazon, трябва да добавите следните записи:

SPF: "v=spf1 include:example.com include:amazonses.com ~all"

DKIM: Влезте в конзолата си на адрес https://console.aws.amazon.com/ses/ и отидете на Identity Management -> Domains -> DKIM -> DKIM Settings. Там ще видите три записа. Различното при SES е, че трябва да създадете CNAME записи, а не TXT такива. Процесът е абсолютно същият, като просто трябва да изберете CNAME за тип.

Ако искате да създадете TXT запис, с който и да е доставчик, просто трябва да намерите къде можете да създавате и променяте записи. За хост обикновено трябва да зададете “@” или домейна си. SPF записът трябва да е в текстовото поле. Стойността за Time-to-live (TTL) показва колко време този запис ще продължи да е активен, след като го промените или изтриете. Може да оставите автоматично зададената стойност.

TXT

Hostname: @, your domain name or leave blank
Type: TXT
TTL: 3600 or default value
Value: The SPF record you have generated

DKIM

Hostname: a key you create (_dkim, for example)
Type: TXT
TTL: 3600 or default value
Value: The DKIM key record you have generated

Полезни инструменти

Онлайн ще намерите набор от инструменти, включително безплатни, които могат да Ви помогнат да изчислите спам оценката на съобщенията, които изпращате. Резултатът, който получите за дадено съобщение, няма да Ви каже със сигурност дали то ще бъде филтрирано като спам, или не, тъй като това зависи от различни фактори, като например спам настройките на получателя. Той обаче може да Ви даде добра представа дали има нещо, което можете да подобрите. Ще можете да видите и дали има някакви проблеми, свързани с DNS записите на домейна, или с имейл сървъра. Ето няколко такива инструмента:

Mail Tester – много полезен инструмент, който можете да използвате, за да проверите вероятната спам оценка на съобщенията си. Така, ако едно от съобщенията Ви бъде филтрирано като спам, можете да проверите другите съобщения, които създавате, за да видите дали е вероятно с тях да се случи същото. MailTester ще оцени съобщението с помощта на антиспам платформата SpamAssassin. Ще видите и дали има проблеми с DNS записите на домейна или неработещи линкове в съобщението.

Unspam Email – подобен инструмент, който Ви дава 10 безплатни проверки на месец. Освен възможни проблеми със спам оценката, Unspam email ще Ви уведоми и за проблеми с достъпността и четливостта на съобщението и ще Ви позволи да видите как то ще изглежда на различни платформи. Ако дадено съобщение не изглежда както трябва, е по-вероятно да бъде докладвано като спам от страна на получателите.

Spfrecord.io – Генератор на SPF записи с много приятен интерфейс, който Ви позволява да създадете TXT запис за домейна си, ако хостинг доставчикът Ви не създава такъв по подразбиране, или Ви трябва персонализиран запис.

SocketLabs – Генератор на DKIM и DMARC записи. Ако никога не сте създавали такива записи и не сте сигурни какво да правите, ще можете да направите това с лекота, използвайки този инструмент.

MXToolbox – един от най-популярните безплатни инструменти в онлайн пространството. Наред с много други функции, той ще Ви покаже, ако има някакви проблеми с SPF, DKIM и DMARC записите на домейна Ви. Можете също лесно да проверите дали домейнът или IP адресът Ви са попаднали в някой черен списък, като MXToolbox предлага проверка в голям брой такива списъци.

В заключение

Спамът е един от най-големите проблеми в мрежата през последното десетилетие. Ето защо антиспам платформите филтрират съобщения все по-агресивно, най-често поради все по-високото ниво на защита, което задават хората, опитващи се да спрат големия брой непоискани рекламни и фишинг съобщения. В резултат на това не е необичайно за истински съобщения да се окажат в спам папката на хората, а не в пощенската им кутия.

Ако това се случва с някои от Вашите съобщения, трябва да отделите време, за да разберете откъде идва проблемът, и ако е нужно – да вземете необходимите мерки да го разрешите. Може да липсва даден запис за домейна Ви, да изпращате неподходящи думи, без да го осъзнавате, или да има проблем с IP адреса на имейл сървъра Ви.

Във всички тези случаи има неща, които можете да направите, за да се уверите, че съобщенията Ви ще бъда доставени на правилното място. Може да няма голямо значение дали лично съобщение ще бъде доставено в нечия пощенска кутия, но не така стоят нещата, когато става въпрос за бизнес съобщения или бюлетин, които се филтрират като спам. Подобна ситуация може да навреди сериозно на бизнеса Ви, затова можете да следвате съветите ни и да отстраните проблема своевременно.

Автор

ICDSoft е българска компания с дългогодишен опит в хостинг индустрията. Държим на качество и честност в предоставяните услуги, а екипът ни от професионалисти е винаги готов да Ви помогне при нужда.