От много години насам имейлът е най-популярният начин за онлайн комуникация. Около 300 милиарда имейла се изпращат всеки ден. Въпреки това много хора в днешно време казват, че използването на имейл е анахронизъм заради нарастващата популярност на приложенията за незабавни съобщения, социалните мрежи и платформите за видео чат.

В тази статия ще разгледаме имейлите - как са се развили през годините и дали имат бъдеще; могат ли да се съревновават със социалните мрежи и чат приложенията; както и какви характеристики (обикновено) са част от имейл услугата. Така ще можете сами да прецените дали имейлите са нещо от миналото, или са Ви все още нужни през 2022 г.

• Кратка история на имейла
• (Стандартни) имейл характеристики
• Предимства и недостатъци на имейлите
• Предимства
• Недостатъци
• Имейл или социални мрежи
• Имейл или приложение за незабавни съобщения
• Имейл или софтуер за видео конференции
• Какво може да Ви предложи ICDSoft
• И така, трябва ли да използвате имейли през 2022 г.?

Кратка история на имейла

Споделянето на текст и файлове съществува от около 50 години. В началото обаче то не е много надеждно поради несъвместимостта на различните платформи и мрежови протоколи. Нещата се променят през 1971 г. благодарение на Реймънд Томлинсън - програмист, работещ в ARPANET, американска правителствена мрежа. Той въвежда в употреба първата система, която може да изпраща съобщения между различни компютри, свързани към една мрежа. Той въвежда и знакът “@”, който отделя потребителското име от това на сървъра. Томлинсън се счита за изобретател на имейла такъв, какъвто го познаваме днес.

През 1987 г. се появяват и първите непоискани съобщения, когато Гари Туерк изпраща спам имейл на стотици потребители на ARPANET. През 1982 г. става възможна размяната на имейли между различни сървъри със създаването на Simple Mail Transfer Protocol (SMTP). В следващите години се появяват и протоколите IMAP и POP, които правят възможна появата на първите модерни имейл приложения като MSMail – предшественика на Outlook и Exchange, създаден през 1988 г.

През 90-те години са създадени първите уебмейл клиенти, добавена е поддръжка за изпращане на прикачени файлове и започват да се използват WYSIWYG редактори (акроним на What You See Is What You Get – каквото виждате, това получавате). С нарастването на броя хора, които притежават компютър и използват интернет, значително се увеличава и употребата на имейли. Смята се, че в днешно време съществуват около 3,8 милиарда имейл адреса, като този начин на комуникация все още е най-предпочитаният за милиарди хора и бизнеси по цял свят.

(Стандартни) имейл характеристики

Най-общо казано, имейл услугата Ви позволява да изпращате и получавате съобщения, използвайки имейл клиент. Огромна част от доставчиците на имейл услуги предоставят и допълнителни услуги, които да направят услугата по-лесна за употреба и по-привлекателна за потребителите. По-долу ще видите някои от тези услуги. Вероятно приемате повечето от тях за даденост, но всъщност някои доставчици предлагат само някои от тези допълнителни услуги, а други ги предоставят срещу допълнително заплащане. Платформите за незабавни съобщения не поддържат повечето, ако не и всички услуги, изброени по-долу.

• Автоматични филтри. Ако искате да блокирате съобщения, които съдържат конкретна дума, или да насочвате съобщенията от конкретен изпращач към дадена папка, можете лесно да направите това, използвайки филтри. Обикновено доставчиците на имейл услуги Ви позволяват да създавате различни комбинации, чрез които да управлявате входящата си поща. Това Ви дава много по-голяма гъвкавост в сравнение с който и да е чат. Филтри могат да се настроят лесно както от страна на доставчика на имейл услуги, така и в имейл клиента на потребителя. Те Ви позволяват да автоматизирате част от работния си процес.

• Автоматичен отговор. Ако няма да сте в офиса известно време или искате да уведомите хората, че сте получили съобщението им, можете да използвате функцията за автоматичен отговор. Обикновено можете да настроите крайна дата, до която да се изпращат автоматичните съобщения или брой пъти, които да се изпраща автоматичен отговор на даден имейл адрес.

• Защита от спам. Това е услуга, от която се нуждае всяка пощенска кутия, тъй като спамът се превърна в много сериозен проблем през последните десетина години. Някои доставчици предлагат само основна защита; други използват по-сложни алгоритми, които се самообучават на базата на това какво правите с дадено съобщение, за да започнат да филтрират спама по-ефективно.

• Пренасочване. Ако получите съобщение в една кутия, можете да го пренасочите към друга автоматично. Може да звучи учудващо, но тази наглед проста услуга понякога се предлага срещу заплащане.

• Catchall пощенска кутия. Всяко съобщение, пратено към несъществуващ имейл адрес с Вашия домейн, ще бъде доставено в тази пощенска кутия, ако тази услуга е активирана. Така, дори някой да сбърка първата част на имейл адреса Ви, Вие ще получите писмото.

Други примери за услуги, които често могат да бъдат добавени допълнително и срещу заплащане, са бекъп архиви на имейлите и антивирусна защита.

Предимства и недостатъци на имейлите

Ако се чудите дали да започнете, или да продължите да използвате имейли в днешно време, трябва да имате предвид няколко неща:

Предимства

• Официална кореспонденция. Имейлите все още се смятат за официален канал за комуникация, така че ако искате да се свържете с някоя компания или с местната администрация например, ще трябва да направите това чрез имейл, а не чрез коментар в някоя социална мрежа.

• Може да се достъпи отвсякъде. В общи линии всички доставчици предоставят достъп чрез уебмейл и всичко, което ще Ви е нужно, за да достъпите имейлите си, е уеббраузър (на десктоп или мобилно устройство) и достъп до интернет. Можете да използвате и който и да е имейл клиент като Outlook, Thunderbird, Apple Mail или някое мобилно приложение.

• Може да се достъпи по всяко време. Споменаваме конкретно този факт, тъй като някои приложения за незабавни съобщения не Ви позволяват да използвате уеб-базираните им версии, ако мобилното приложение на телефона Ви не е свързано. Това може значително да ограничи възможността Ви за комуникация, ако телефонът Ви не работи както трябва или батерията му се изтощи например.

• Съобщенията могат да се групират. Ако не искате да смесвате различни теми, можете да изпратите няколко съобщения до един и същ човек и ще можете лесно да следите развитието на различни въпроси. За сравнение, приложенията за незабавни съобщения Ви позволяват да изпращате съобщения единствено под формата на един-единствен дълъг разговор.

• Лесно се персонализира. Ако искате да изпратите бюлетин, можете да изпратите персонализиран имейл на всеки клиент, а ще можете и да използвате различни дизайни, за да създадете привличащ вниманието имейл.

• Може да се интегрира с други инструменти. Макар че имейлите са отделна услуга, те могат лесно да се интегрират с календари например. Ако получите бордна карта за самолетен полет по имейл например, някои имейл доставчици ще добавят датата на пътуване директно към календара Ви.

• Можете да изпращате имейли на множество получатели. Ако създадете пощенски списък, можете лесно да се свържете с група хора, изпращайки само едно съобщение. Можете и да изпратите скрито копие (blind carbon copy) на друг човек. Макар че можете да създадете чат група в приложение за незабавни съобщения, за да направите същото нещо, всеки член на групата ще знае кои са другите членове и за разлика от имейла, би било много по-трудно за всеки един от тях да отговори лично на Вас, а не на цялата група.

• Подпис/самоличности. В общи линии всички имейл клиенти (десктоп и уебмейл) Ви позволяват да добавите подпис, който ще се появява автоматично в края на всяко съобщение, което изпратите. Той може да включва името Ви, името на фирмата Ви или дори лого, което ще Ви помогне да популяризирате търговската си марка. Освен това можете лесно да добавяте идентичности за всеки отдел в рамките на същата пощенска кутия, като всяка от тях може да има собствен подпис.

• Можете да достигнете до повече хора. Повечето хора, които използват някакви онлайн услуги, имат имейл адрес. Така можете лесно да държите връзка с приятели, клиенти или фирми по цял свят. Различните социални мрежи и приложения за незабавни съобщения обаче са популярни само в някои страни.

Недостатъци

• Спам. Милиони спам съобщения се изпращат всеки ден и това е постоянен проблем за много хора. Рано или късно или ще получите непоискани съобщения, включително такива, които ще се опитат да Ви примамят да предоставите лични данни, или ще пропуснете истински съобщения, ако антиспам защитата Ви е настроена на висока степен. Научете как да разпознавате фалшивите имейли в нашата статия:

Обзор на онлайн фишинг атаките през 2021 г.

• Трябва да знаете имейл адреса на получателя. Не можете просто да потърсите човек по име, както можете да направите в социалните мрежи.

• Ограничено потвърждение при доставяне. Ако изпращате имейл, има настройка да получите потвърждение, че отсрещната страна е получила и/или прочела съобщението Ви. Ако получателят блокира изпращането на подобна информация в имейл клиента си обаче, няма да има начин да знаете дали той изобщо е получил съобщението.

• Някои съобщения може да не бъдат доставени. Макар че това не е много вероятен сценарий, се случва от време на време. Дадено съобщение може да бъде филтрирано като спам или някой имейл сървър може да бъде блокиран от някой интернет доставчик. В подобен случай, ако Вие сте изпращачът, няма да знаете, че съобщението Ви не е доставено. Ако пък сте получателят, дори няма да разберете, че някой се е опитал да се свърже с Вас.

Имейл или социални мрежи

Въпреки че има хора, които сравняват двете услуги, на имейлите и социалните мрежи трябва да се гледа като на две съвсем различни неща. Можете лесно да споделите имейл адрес на живо, на визитка или дори по телефона. Ако трябва да направите същото нещо с акаунт в някоя социална мрежа обаче, ще трябва да продиктувате целия адрес буква по буква, тъй като някои социални платформи добавят точки и цифри към адреса на даден акаунт по подразбиране. Всеки би запомнил [email protected] например, но не и social-network-example.com/ime-familia.192.

Можете лесно да последвате приятели или фирми в социалните мрежи - независимо дали става дума за публикации, изображения, или нещо друго. Да се свържете с тях обаче не е толкова лесно. Ако имате въпрос относно продукт или услуга, можете да се свържете с търговеца в секцията с коментари към някоя публикация или изображение, стига коментарите да не са спрени. Ако имате някакъв проблем, за чието разрешение ще е нужно повече време, или трябва да споделите някаква лична информация, няма да можете да пишете нищо публично. Тук дори не споменаваме невъзможността да проследите какво се случва с подобни коментари, ако е нужно повече време за отговор. От тази гледна точка социалните мрежи не могат да се сравняват с имейлите. Последните Ви позволяват лесно да проследявате какво се случва, да опазвате личните си данни и да добавяте колкото съдържание е необходимо, без ограничение в броя символи например.

Важно предимство на имейлите пред социалните мрежи е, че Вие контролирате комуникацията си. Не сте зависими от големи мултинационални корпорации със съмнителни политики, с които рискувате коментарите Ви или съобщения от други хора към Вас да бъдат маркирани като спам, като неподходящи или по-лошо - да бъдат споделяни с други компании със или без Ваше знание или съгласие.

Накратко:

- Имейлите се споделят по-лесно.
- По-лесно е да се свържете с човек или фирма.
- Лесно можете да следите съобщенията си.
- Вие контролирате комуникацията си.

Имейл или приложение за незабавни съобщения

Както предполага името, приложенията за незабавни съобщения Ви позволяват да изпращате и получавате съобщения на момента. Това включва не само популярни платформи, но и чат системи, които се интегрират по различни уебсайтове.

Едно от предимствата на този канал за комуникация е, че няма забавяне на съобщенията вследствие на грешно насочване по мрежата или на спам филтри, както може да се случи с някои имейли. Въпреки това приложенията за незабавни съобщения (мобилни приложения и чатове на сайтове) обикновено се използват само за по-общи неща като лични разговори, неофициална комуникация около някоя задача или бързи въпроси към екипа по поддръжка например.

Много трудно е да се следят съобщенията, тъй като те излизат като един безкраен разговор, без да има възможност да се разделят и групират по теми. Ето защо, ако комуникирате с някой човек, подобно приложение не е подходящо за официална комуникация или за решаването на проблем, ако е нужно повече време за това. Освен това приложенията за незабавни съобщения не поддържат папки, подписи или задаване на важност на съобщенията - неща, които ще Ви позволят да управлявате комуникацията си с лекота и да проследявате развитието на различни въпроси.

Накратко:

- Имейлите са официален канал за комуникация.
- Съобщенията се проследяват лесно.
- Сортирането на съобщения е лесно.

Имейл или софтуер за видео конференции

В последните две години много компании започнаха да използват видео конферентни разговори като алтернатива на работата в офиса. Веднага се появиха мнения, че видео чатовете ще заместят комуникацията в офиса, включително имейлите. Това е единствената причина да споменем видео разговорите, тъй като приложения като Zoom и Teams станаха много популярни. Те обаче не могат да са истинска алтернатива на имейлите, тъй като могат да се използват единствено за чат между двама човека или една единствена група хора. Като допълнение, те използват и стандартен чат за обмяна на съобщения, което значи, че не могат да се използват за по-продължително обсъждане на някакви въпроси или за официална комуникация.

Ако все пак имате нужда от видео разговори в ежедневната си работа, но искате да използвате и имейли, може да използвате платформа за съвместна работа като Nextcloud. Приложението е тип “всичко в едно” за бизнеса и включва видео разговори, споделяне на файлове, имейл клиент, онлайн текстов редактор и други. В случай, че платформата Ви се струва като добро решение за Вашия бизнес, тя е налична с всички наши хостинг планове.

Накратко:

- Имейлите Ви позволяват да се свържете с различни групи хора по едно и също време
- Имейлите се сортират лесно и можете да търсите в тях; видео приложенията нямат история на съобщенията

Какво може да Ви предложи ICDSoft

Знаем колко важни могат да бъдат имейлите както за лични контакти, така и за бизнес комуникация. Ето защо предлагаме професионална имейл услуга с множество преимущества. С няколко клика можете да създавате неограничен брой пощенски кутии с висока квота (до 1024 GB за нашия Ultimate план) и да ги достъпвате както чрез два уебмейл клиента, така и чрез любимото си десктоп/мобилно приложение.

Една от най-важните характеристики на имейл услугата ни е, че архивираме всички имейли без никакви скрити условия и пазим бекъп архивите между 7 и 15 дни според плана, който използвате. Това означава, че няма да загубите нито един личен или работен имейл, каквото и да се случи. Ако пък добавите ъпгрейда “Допълнителни архиви”, ще имате достъп до още два месечни бекъп архива в продължение на цели 12 месеца.

Тъй като бекъп системата ни е много гъвкава, ще можете да възстановявате съдържанието на една пощенска кутия в друга - ако например наемете нов колега и искате да копирате имейлите си в отделна пощенска кутия.

Всяка кутия, създадена на нашите сървъри, идва с някои характеристики, които ние предоставяме по подразбиране, докато други доставчици ги предлагат срещу заплащане. Това включва:

• Антивирусна защита.
• Мощна антиспам защита, която се самообучава какъв тип съобщения да филтрира на базата на Вашите действия.
• Уведомления за забавена доставка, за да разберете дали съобщението Ви е било доставено, или не. Тази проверка работи на ниво сървър и е независима от уведомленията, изпращани от имейл клиентите.
• Бекъп архиви, които можете да създавате ръчно и да сваляте на компютъра си. Тази функция е налична за всяка пощенска кутия, като даден архив може да се възстанови в която и да е друга пощенска кутия в акаунта Ви.

И така, трябва ли да използвате имейли през 2022 г.?

Да, трябва и няма никакво съмнение затова. Независимо колко лесни за използване са социалните мрежи и приложенията за незабавни съобщения, имейлите все още са предпочитаният начин за комуникация за всичко по-различно от чат с приятел или по-общ въпрос. Ако искате да можете да следите разговорите си и да търсите в тях, да ги разделяте по теми или в различни папки, тогава имейлите са единственият Ви избор.