Имейлите са все още официалният канал за онлайн комуникация. Милиарди съобщения се изпращат всеки ден. Няма някакви установени правила как да създадете имейл, който да изпратите на приятел, но не така стои въпросът с бизнес имейлите. Те следват неписани правила по отношение на обръщението към отсрещната страна, съдържанието на имейла, неговата структура и други.

В тази статия ще разгледаме една част от имейла, която често бива пренебрегната - подписа. Независимо дали имате стандартен хостинг план и изпращате имейли от време на време, или използвате специализирана имейл платформа, чрез която изпращате огромен брой съобщения, трябва да обръщате внимание на малките неща, когато изпращате съобщения на клиенти или партньори.

Много хора просто добавят “Поздрави” в края на съобщението; други се опитват да съберат възможно най-много информация в подписа си. По-долу сме събрали практични съвети, които можете да следвате, за да създадете добър имейл подпис. Така подписът Ви ще изпъква, но няма да бъде натрапчив, а партньорите Ви ще виждат цялата информация, от която имат нужда.

Имейл подписът трябва да изглежда професионално, тъй като той представлява Вашата електронна визитка. Неподходящ или липсващ подпис може да остави лошо впечатление, а това е нещо, което трябва да избягвате на всяка цена.

• Какво да правите
• Какво да не правите
• Генератори на подписи
• Как да добавите подпис в имейл програма
• Поздрави

Какво да правите

• Добавете своя снимка. Това не е нещо често срещано, но ако добавите малка снимка в имейл подписа си, ще покажете на отсрещната страна, че разговаря с човек, а не с автоматичен бот. Малка професионална снимка ще повиши доверието във Вас от страна на получателя.

• Добавете линкове към социални мрежи. Без съмнение социалните мрежи са много важни в наши дни. Ако първият Ви контакт с потенциални клиенти или партньори ще бъде чрез имейл, те може да искат да научат повече за Вас и продуктите, които предлагате. Ето защо освен уебсайта Ви те вероятно ще искат да видят и профилите Ви в социалните мрежи. Добавете няколко иконки на социални мрежи, за да спестите място. Не добавяйте цели линкове към профилите си, освен ако те не са къси и лесни за запомняне. Не добавяйте и прекалено много линкове - два или три са достатъчни.

• Напишете пълното си име и позицията си. Когато изпращате съобщение на клиенти или партньори, те трябва да знаят кой сте. Използвайте цялото си име, не само първо име или прякор. Отбележете точната позиция, която заемате в компанията, за да знае отсрещната страна с кого комуникира и какви въпроси може да обсъжда с Вас.

• Добавете телефонния си номер. Воденето на онлайн комуникация предполага размяната на имейли или използването на чат, но някои хора може да предпочетат да се свържат с Вас по телефона. Може да предпочитат този начин за връзка по принцип или може да нямат възможност да отговорят на имейла Ви писмено по някаква причина. Ето защо трябва винаги да споменавате телефонния си номер в имейл подписа си.

• Използвайте цветове (но не прекалено много). Макар че това не е общоприето правило, може да използвате няколко основни цвята, за да направите подписа да изглежда по-привлекателен, и да подчертаете някои части от него. Разбира се, не трябва да прекалявате до степен подписът Ви да стане труден за четене. Добра практика е да използвате същите цветове като тези във фирменото Ви лого.

• Добавете търговската си марка и/или лого. Колкото повече хора виждат търговската Ви марка или лого по ненатрапчив начин, толкова по-добре. Това ще увеличи популярността на марката Ви. Ако решите да добавите лого, се уверете, че то не е прекалено голямо и че се вписва в останалите елементи в подписа Ви, включително снимката Ви.

• Прегледайте подписа си на мобилно устройство. Все повече хора използват телефон или таблет да проверяват електронната си поща. Уверете се, че подписът Ви изглежда добре поне с повечето най-използвани резолюции на екрана. Ако подписът Ви не изглежда добре на мобилни устройства, имейлите Ви ще изглеждат много непрофесионално.

• Изберете подходящи заключителни думи. “С любов” може да е прекрасен начин да завършите личен имейл, но бизнес имейлите трябва да завършват по професионален начин. Учудващо, често използваното “Поздрави” невинаги е най-подходящият избор. Ако очаквате отговор, би било по-подходящо да използвате “Благодаря Ви предварително”. По-вероятно е подобни заключителни думи да подтикнат отсрещната страна да Ви отговори.

• Тествайте го. Задължително прегледайте подписа си на различни устройства, проверете за правописни грешки, уверете се, че всички линкове работят. Сгрешени думи или линкове, които не отварят правилното съдържание, ще изглеждат изключително непрофесионално.

Какво да не правите

• Не добавяйте картинка вместо текст. Някои хора блокират изобразяването на картинки в имейл програмите си. Ако подписът Ви се състои от една голяма картинка, те никога няма да го видят. Ако все пак използвате картинки, използвайте ALT атрибута в HTML кода. Това е кратко описание, което ще се показва вместо картинката, ако изобразяването на картинки е забранено:

<img src="image.jpg" alt="The image information goes here" width="500" height="600">

• Не включвайте имейл адреса си. Стандартна визитка трябва да включва различни начини за контакт - телефон, имейл, факс, програма за незабавни съобщения. Да добавяте имейл адреса си в имейл подпис обаче, би било разхищение на място. Ако партньорите и клиентите Ви четат съобщение от Вас, те очевидно виждат имейл адреса Ви.

• Не добавяйте прекалено много информация. Ако искате да добавите линкове към уебсайт, блог и социална мрежа например, би било по-добре да добавите няколко иконки вместо няколко дълги линка. Ако имате прекалено много информация в подписа, хората най-вероятно няма изобщо да го четат.

• Не добавяйте неподходяща информация. Макар че някои хора препоръчват обратното, не е добра идея да добавяте неподходяща информация в подписа си. Ако искате да информирате клиенти и партньори за предстоящо събитие, да рекламирате дадено съдържание или да предлагате безплатен тестов период на някой продукт, имейл подписът Ви не е мястото да правите това. Подписът изглежда професионално, когато е по-обикновен.

• Не използвайте анимация. Това важи за почти всяка част от имейл или уебсайт. Мигащи букви и анимации могат да бъдат много разсейващи, а понякога и доста дразнещи.

• Не използвайте различни шрифтове. Смесването на шрифтове ще направи подписа Ви да изглежда доста непрофесионален. Все пак подписът е едно от първите неща, които хората ще видят, когато си комуникират с Вас, така че той не е място, на което да се опитвате да бъдете оригинални. Тук е подходящо да споменем, че ако имате фирма, трябва да се уверите, че всички служители използват един и същ шаблон за подписа си.

• Не добавяйте цитати. Някои хора се изкушават да добавят остроумен израз или цитат в подписа си. Колкото и да е добър изразът, мястото му не е там, освен ако той не е директно свързан с търговската Ви марка или с имейла Ви по някакъв начин.

• Не изброявайте с точка. Точките при изброяване могат да бъдат изобразявани по различен начин от различните имейл програми, в следствие на което елементите в подписа Ви може да изглеждат разместени. Вместо това използвайте прозрачна таблица - това ще Ви даде по-голям контрол върху позиционирането на думите.

Следвайки горните съвети, имейлите Ви ще изглеждат по-професионални и по-елегантни. Така можете да увеличите трафика към сайта Ви и към профилите Ви в социалните мрежи, а това от своя страна може да направи търговската Ви марка по-популярна. Професионално изглеждащ имейл подпис ще остави добро впечатление у хората, с които комуникирате.

Генератори на подписи

Има различни начини да създадете подпис. Ако имате познания по HTML, можете да напишете нужния Ви код от нулата. Можете да използвате и текстов редактор в любимата си имейл програма, ако има наличен такъв. Алтернативата е да използвате генератор на подписи. Ще намерите набор от такива инструменти онлайн, а по-долу ще видите няколко от тях. Не използвайте текстови редактори като MS Word, дори те да предлагат вариант да експортирате съдържанието като HTML файл, тъй като те добавят ненужен код. Така подписът Ви може да изглежда по различен начин в различните десктоп имейл програми и уебмейл приложения.

- https://www.hubspot.com/email-signature-generator - чудесен инструмент, с който можете да създадете подпис с няколко клика. Ще имате набор от шаблони, от които можете да избирате, като към всеки от тях ще можете да добавите картинки, имена и линкове към социални мрежи. Когато сте готови, единствено трябва да копирате HTML кода, който платформата генерира.

- https://webapp.wisestamp.com/editor - още един инструмент, който е много лесен за употреба. Идва с няколко шаблона за избор. Инструментът създава брандиран подпис: т.н. информация за него е включена след съдържанието на подписа. Тъй като можете да редактирате HTML кода обаче, можете лесно да махнете и брандирането.

- https://signature-generator.com/email-signature-generator/ - още един безплатен генератор, който е много лесен за употреба. Предимството му е, че можете да наблюдавате промените си в реално време.

Как да добавите подпис в имейл програма

След като създадете подпис, остава единствено да го добавите в имейл клиента, който използвате - на настолен компютър или уебмейл. Някои програми включват текстов редактор, чрез който можете да редактирате кода; други Ви позволяват единствено да копирате готов код без никаква възможност за редакция.

По-долу сме споменали няколко от най-популярните десктоп и уебмейл приложения, така че можете да видите как бързо и лесно да добавите подписа си в тях, ако вече сте го създали чрез онлайн генератор или по някакъв друг начин. Ако имате хостинг план от ICDSoft, ще видите и как да добавите подпис в Roundcube или Webmail Classic – двете уебмейл приложения, които предлагаме с всички наши хостинг планове.

• Roundcube (уебмейл) - Влезте в пощенската си кутия и отидете на Настройки -> Самоличности, след това изберете самоличността, която искате да редактирате и ще видите полето, в което можете да добавите подпис. Можете да пуснете HTML редактор с един клик, така че имате избор да създадете подписа си в Roundcube или да копирате вече създаден подпис.

• Webmail Classic (уебмейл) - Когато влезете в нашия Webmail, отидете на Настройки -> Общи настройки. Там можете да поставите вече генериран HTML код, тъй като не е наличен HTML редактор. Можете да изберете дали кодът, който поставите, да се третира като чист текст, или като HTML код.

• Horde (уебмейл) - Отидете на Preferences -> Mail -> Personal Information. Приложението Ви позволява да използвате чист текст или HTML код. Ако не зададете изрично HTML опцията, подписът ще се показва като чист текст автоматично.

• Gmail / G Suite (уебмейл) - Ако използвате G Suite с Ваш собствен домейн, влезте в пощенската си кутия и отидете на Settings -> See all settings -> General, а след това кликнете на Signature -> Create new. Можете да създадете множество подписи и да зададете различен подпис за нови съобщения и за отговори на съобщения, изпратени към Вас. Ако използвате Gmail като имейл клиент, с който да проверявате писмата си от други пощенски кутии, можете да зададете различен подпис за всяка кутия.

• Yahoo (уебмейл) - Влезте в пощенската си кутия и отидете на Settings -> More settings -> Writing email. Когато активирате настройката за подпис, ще се появи ново поле, в което можете да добавите HTML кода за подписа си.

• Outlook (уебмейл) - Ще намерите нужната Ви настройка в Settings -> View all Outlook settings -> Compose and reply. Можете да използвате богат на опции текстов редактор, както и да настроите дали подписът да се добавя автоматично само в нови съобщения, само в отговори, или винаги.

• Outlook (десктоп) - Започнете да създавате ново съобщение и кликнете на Message -> Signature -> Signatures. Можете да създадете множество подписи и да зададете да се използва различен подпис при ново съобщение и при отговор на писмо, изпратено към Вас. Ако желаете, можете да свалите и около 20 имейл шаблона за Outlook, включващи подписи, от https://templates.office.com/en-us/email-signature-gallery-TM55682965.

• Thunderbird (десктоп) - Отворете програмата и отидете на Tools -> Account Settings. Кликнете на нужната Ви пощенска кутия в полето отляво и ще видите полето Signature отдясно. Thunderbird Ви позволява да добавите готов HTML код или да заредите външен файл, чието съдържание да се използва за подпис (HTML, текст, изображение). Програмата не включва текстов редактор.

• Apple Mail (десктоп) - отворете програмата и отидете на Mail -> Preferences -> Signatures. В тази секция можете да добавите подпис. Подобно на други програми, Apple Mail не включва редактор, така че ще трябва да генерирате подписа си другаде и да копирате готовия код.

Поздрави

Темата и съдържанието на даден имейл са важни, но не трябва да пренебрегвате и подписа си. Много хора създават подпис, без много да се замислят. Той обаче ще бъде Вашата дигитална визитка, затова трябва да отделите достатъчно време, за да създадете съвършения подпис. Добавете Ваша снимка и информацията си за връзка, но гледайте подписът Ви да не изглежда претрупан. Избягвайте странни шрифтове или мигащи картинки. Ако не сте уверени в уменията си, можете да използвате генератор на подписи, а следвайки инструкциите ни по-горе, можете лесно да добавите подписа си в любимото Ви десктоп или уебмейл приложение.